Beneficiile selectionarii documentelor

Selectionarea documentelor (sau “casarea”, “selectia”, “topirea” documentelor), atunci cand este realizata corect si conform legislatiei, scuteste firmele de amenzi si pierderi financiare.

Acest serviciu este indispensabil atat marilor companii, cat si celor mai mici firme,  deoarece fara managementul eficient al documentelor, se pierd bani - direct si indirect.

Selectionarea documentelor, una din operatiunile de baza ale serviciilor de arhiva, este procedura prin care o organizatie stabileste daca  documentele  pastrate  intr-o arhiva mai au valoare practica pentru activitatea curenta sau pot fi eliminate.

Beneficiile selectionarii documentelor

1.     Analiza documentelor din arhiva din punct de vedere al nevoii lor in  practica

2.     Eliminarea documentelor ce au depasit termenul legal de pastrare

3.     Eliberarea spatiului de depozitare (ca sa facem loc pentru alte multe hartii!)

4.     Stabilirea documentelor cu valoare istorica (cu termen de pastrare “Permanent”)

5.  Reiinoirea evidentei documentelor din arhiva (refacerea inventarelor “amestecate” ale documentelor)

6.     Eficientizarea sistemului de pastrare si conservare a arhivei (pe principiul ca o arhiva mica este mai usor de gestionat)

Problema selectionarii arhivelor este in stransa legatura cu organizarea lor. O lucrare de selectionare nu poate fi facuta daca in prealabil nu au fost realizate operatiunile prin care arhiva este organizata eficient: fondare, ordonare, constituire si inventariere a unitatilor arhivistice.

In conformitate cu Legea Arhivelor Nationale 16/1996 (articolul 11), cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

“(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente  (n.n. orice organizatie publica sau privata) functioneaza cate o comisie de selectionare (…) Aceasta comisie se intruneste (…) ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica;

(2) Procesul-verbal de selectionare (…) se inainteaza spre aprobare (…) comisiilor din cadrul Arhivelor Nationale

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).

(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

Specialistii Stefadina Comserv SRL va pot acorda sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar in vederea pastrarii arhivei cu valoare practica si istorica si eliminarii, prin selectionare, a documentelor ce nu va mai sunt utile in activitate si au termenele de pastrare expirate.

Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea comisiei de selectionare din cadrul organizatiei creatoare si dupa obtinerea avizului Arhivelor Nationale.